A bérszámfejtés kiszervezésének optimális időpontja nagy mértékben függ a cég méretétől, növekedési ütemétől és a belső adminisztratív kapacitásoktól. A különféle cég méretek esetében más-más előnyei lehetnek a bérszámfejtés outsourcing-nek.

Outsourcing a legkülönfélébb cég méretek esetében lehet hasznos. Kisvállalkozások esetén általában nincs külön HR vagy bérszámfejtési osztály, így a bérszámfejtés házon belüli kezelése gyakran a tulajdonosra vagy egy HR-es kollégára hárul. A kiszervezés ebben az esetben jelentős terhet vesz le a cégvezetésről. Ezenkívül a cégvezetők több időt tudnak a fő tevékenységekre fordítani, és nem kell a bérszámfejtéshez kapcsolódó jogi, adminisztrációs és adatvédelmi szabályozások követésével foglalkozniuk. Továbbá a kiszervezés ideális lehet azoknak a kisvállalkozásoknak, amelyek növekedési fázisban vannak, és nem kívánnak bérszámfejtési kapacitást felépíteni. közepes méretű cégek esetében a bérszámfejtés saját csapattal történő kezelése egyre nagyobb munkaerőigényt támaszt. A kiszervezés csökkenti az ehhez szükséges HR-kapacitást, és javíthatja a belső hatékonyságot.

Nagyobb cégek esetén a bérszámfejtés jogi követelményei, valamint a belső adminisztráció összetettsége is nő, különösen több országban működő vállalatok esetén. A kiszervezés csökkenti a nemzetközi és helyi szabályozások betartásával járó terhet. A nagyvállalatok általában saját HR- és pénzügyi részleggel rendelkeznek, de ezek számára is megterhelő lehet a bérszámfejtés pontos és folyamatos kezelése. A bérszámfejtés kiszervezésének optimális ideje akkor érkezik el, amikor a vállalat belső adminisztratív és HR-kapacitásait túlságosan leköti a bérszámfejtés. A kiszervezés rugalmas, skálázható megoldást jelent.